干货丨卷内文件目录如何编制

2.文号

文号指文件制发机关的发文字号。填写时，要把文件的字和号填全。没有发文字号的文件材料则不必填写。合用1个顺序号的转发、批转文件与被转发、被批转文件，填转发、批转机关的文号。

3.责任者

责任者是指对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。填写时，机关团体责任者一般要填写全称，在全称字数太多的情况下可以填写统一规范的通用简称，不得填写诸如“本市”“本局”字样。个人责任者一般只填写姓名，必要时在姓名后填写对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用 “( )”表示。联合行文的责任者，应填写列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须填写，被省略的责任者用 “[等]”表示，两个责任者之间的 间隔用“；”。

4.题名

题名即文件标题，是卷内文件目录最重要的项目，一般应照实抄录。填写卷内文件目录的“题名”栏时要注意:第一，没有题名的文件应拟写题名。第二，有题名但无实质内容的应重新填写。第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化。第四，会议记录应拟写提要式题名。填写“题名”栏时，凡未照抄原文件标题的， 应在题名的前后加上“[ ]”号，以表明该题名是重拟或经过更改和简化。

5.日期

日期指文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日， 月日不足两位的，前面补“0”。

6.页号

页号指卷内文件所在之页的编号。

7.备注

“备注”栏留待对卷内文件变化时作说明之用。随着时间的推移，卷内文件或许会发生一些变化，届时可用简明的文字 如“已废止”“已复制”等来说明其变化。

来源：《档案基础业务知识培训教材》

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编辑：小数（图源网络，侵删）返回搜狐，查看更多